COMMENT PRATIQUER LE TIME MANAGEMENT ? #3

Nous nous retrouvons pour la troisième partie de notre grand dossier sur le TIME MANAGEMENT. Si vous êtes entrepreneurs, vous êtes tombés à pic car savoir gérer son temps en entreprise est une des clés de votre succès. Nous vivons dans une époque où savoir gérer son temps c’est plus que jamais gérer sa vie. 

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Aujourd’hui, nous allons parler de points qui vont vous faire grand bien et vous permettre de gagner en flexibilité et productivité au cœur même de votre aventure professionnelle.

Pour cela, nous allons vous donner un coup de pouce sur les erreurs à ne surtout pas faire lorsque vous organiser votre temps en entreprise. Et vous savez-bien que lorsque l’on nous éclaire sur ce qui ne faut pas faire, nous savons de façon précise ce qu’il faut faire !

Avant de débuter, rappelons l’une des règles d’or de notre dossier sur le Time Management : celui-ci ne peut-être gérer qu’en fonction de votre rythme, fonctionnement et caractère personnel. En d’autres termes, l’idée est de créer un système qui est fait sur-mesure pour vous au travail. Il n’existe donc pas de modèle de time management imparable si ce n’est celui qui vous correspond en tant qu’être unique.

 

LES ERREURS A NE PAS COMMETTRE LORS DE LA REPARTITION DE VOTRE TEMPS AU TRAVAIL

Alors pas de panique. Sachez que tout le monde commet des erreurs dans sa gestion de temps mais l’excellente nouvelle est que ces erreurs rentrent totalement dans le processus de création de systèmes à votre mesure. Les erreurs permettent justement de perfectionner votre système personnel jusqu’à parvenir à le fignoler en véritable machine à gagner du temps et à l’investir très efficacement.

Notre objectif ici est de vous aider à être alertes aux erreurs les plus communes afin que vous puissiez les cibler au cœur de votre quotidien en entreprises et donc par la suite pouvoir vous concentrer sur les tâches de construction et de développement de votre business. Et nous irons même plus loin : passer votre journée à faire les tâches que vous aimez.

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ERREUR #1 : NE PAS CREER UNE EMPLOI DU TEMPS QUI NE VOUS CORRESPOND PAS

Lors de l’élaboration de votre emploi du temps, vous devez vous posez les questions suivantes :

  • A quel moment de la journée êtes-vous le plus productif ? Vous êtes beaucoup plus concentré le matin ? En milieu de journée ? Après la tombée de la nuit ? En d’autres termes, quand est pour vous le meilleur moment pour travailler ? Dans ces instants précis, c’est le bon moment de valider les tâches prioritaires ou les tâches qui vous font gagner en profit.
  • Quel temps accordez-vous à vos amis / familles ou autres activités qui vous permet de gagner en énergie et d’être productif au travail ? Par exemple, imaginons que le vendredi vous êtes bénévole dans une association. Organisez le traitement de vos tâches un autre jour dans la semaine afin de vous consacrer entièrement à votre activité sans avoir en tête telle ou telle tâche que vous avez laissé en suspens.
  • Combien de temps souhaitez-vous travailler par jour ou par semaine ? En temps qu’entrepreneur vous avez la possibilité de jauger quel quota d’heure vous convient le mieux et vous permettrez d’être le plus productif possible. Il n’y a pas de bonnes ou mauvaises réponses. Certains opteront pour 5 jours sur 7 alors que d’autres opteront pour 2 jours par semaine. Lorsque vous planifier pour gérer votre temps au mieux, gardez vos besoins en tête.

 

ERREUR #2 : NE PAS RECONNAITRE LES TACHES QUI PRENNENT PLUS DE TEMPS QUE PREVU

Les tâches auxquelles nous faisons référence sont celles qui nous prennent bien plus de temps qu’elles ne devraient et les raisons pour lesquelles on y consacre plus de temps sont souvent faciles à rectifier.

Pour vous donner une idée de quelles tâches nous parlons concrètement, nous avons sélectionné pour vous, celles que l’on retrouve le plus communément lorsque l’on gère une entreprise :

  • Les emails: combien de fois par jour fait-on d’aller-retour sur notre boîte mail pour checker si nous en avons reçu des nouveaux ou tout simplement pour relire des mails que nous avons déjà traités ? Fixez-vous deux fois dans la journée pour gérer vos mails. Les experts recommandent de ne pas les checker dès le matin mais plutôt en premier lieu de terminer vos tâches prioritaires. De plus, plus vous automatisez ou déléguez la gestion de vos mails, plus vous gagnerez considérablement dans la gestion de votre temps.
  • La comptabilité: comme les emails, plus vous déléguez mieux c’est mais bien évidemment il est également bon de vous fixer un temps précis pour gérer votre comptabilité dans la semaine ou dans le mois afin de ne pas vous éparpillez et être à jour. Un temps consacré pour permet de consacrer votre esprit à d’autres tâches importantes ;
  • Le perfectionnisme : alors ce point-ci n’est pas une tâche, mais bien un trait de caractère qui fait que vaut tâches aussi minimes soient-elles, allongent considérablement votre temps au travail et freine votre productivité si elle n’est pas gérée. Cela nous amène souvent à passer trop de temps sur un projet. Faites votre tâche et passez à la suite ! Si pour certaines tâches votre perfectionnisme vous joue des tours dans votre mauvaise gestion de temps, fixer vous une limite de délais.
  • La procrastination : Il faut cibler pourquoi vous procrastinez. C’est sûrement car le système de gestion de temps que vous avez mis en place ne vous correspond pas tant que ça. Automatiser vos tâches ou les déléguer peut-être un moyen pour vous sortir de la procrastination pour de bon.
  • Les réseaux sociaux : nous connaissons tous la tentation des réseaux sociaux à y rester bien plus longtemps que prévu. Planifier un temps pour et ensuite passez à la suite.
  • Les tâches ménagères et courses : l’idéal ici est d’avoir la possibilité de déléguer en faisant appel à un service de ménage. Si cela vous semble coûteux, fixez un moment dans la journée ou dans la semaine pour travailler dans un environnement sain.
  • Les récoltes d’informations online, recherches : cette tâche rejoint le même piège tendu par la navigation sur les réseaux sociaux. Nous pouvons littéralement passer la journée sur la toile sans même s’en rendre compte. Si cette tâche est importante pour vous, consacrez-lui une tranche horaire ou limitez-vous à des abonnements onlines comme des blogs qui vous plaisent.

ERREUR #3 : OUBLIEZ DE VIVRE UNE VIE EQUILIBREE

A combien de burn-out assiste-on aujourd’hui ? C’est un fléau de notre temps et qui est dû en partie à une terrible mauvaise gestion de notre temps entre notre vie professionnelle et personnelle. Car oui, nous avons tendance à nous noyer dans notre travail et mettre totalement de côté nos essentiels et ce qui justement nous permets de garder le cap et de se renouveler en énergie. En effet, investir de son temps dans sa vie personnel est aussi utile pour que votre entreprise perdure. En tant qu’entrepreneur vous êtes dans l’obligation de vous sentir bien dans votre peau et dans votre tête pour être optimal au cœur de votre entreprise.

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Vous seul êtes en mesure de jauger combien de temps vous avez besoin de consacrée à votre vie personnelle, et une fois jauger, organisez votre emploi du temps également en fonction de ce paramètre primordial.

Objectif : trouvez votre équilibre parfait.

CE QU’IL FAUT PRENDRE EN COMPTE POUR PERFECTIONNER VOTRE GESTION DE TEMPS

Prenez soin de vous octroyer des « bulles d’airs » au cœur de votre quotidien professionnel. Cela peut tout simplement prendre comme rituel de faire une promenade chaque jour avant d’aller travailler ou après par exemple. Cela peut-être également de se donner un temp de « méditation » ou tout autre activité qui vous permet de vous recentrer et de ne pas laisser vous embarquez dans une spirale infernale.

Ce que nous vous conseillons fortement est de vous donner du temps chaque semaine avec vos amis ou votre famille. La vie sociale est le point centrifuge de votre bonheur. Le point de votre ressource. Les sciences confirment également qu’être en connexion avec ses proches prolongent notre vie plus longtemps que si on s’en coupait.

Enfin, prenez temps loin de votre business est aussi une super technique pour revenir plus productif que jamais. Cela peut se faire mensuellement ou autre, à vous de voir ce qui convient le mieux à votre besoin d’évasion. Lorsque l’on est entrepreneur vous avez la possibilité d’adapter votre planning à votre rythme personnel alors profitez-en et voyez-le plutôt comme un gain de temps plutôt qu’une perte de temps.

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LES ACTIONS A METTRE EN PLACE

Faites une liste des habitudes et des activités qu vous distrait pour être plus productif et vous permettre de manager votre temps pour assurer une vie équilibrée et pleine de dynamisme.

Dans un premier temps il est bon d’écrire un planning théorique afin d’ajuster par la suite ce qui vous convient le mieux.

Celui-ci s’appuiera sur les questionnements suivants : quand aimeriez-vous travailler en journée et dans la semaine ? Combien d’heures par jours ou par semaine passez-vous en général à votre travail ? Combien de temps avez-vous besoin pour vous ?

Ce sont certes des questions basiques mais il n’est parfois pas nécessaire d’aller chercher compliqué quand le simple dessine vos vrais contours. Soyez honnêtes et transparents avec vous-même, courageux aussi un peu peut-être… Afin que ce ne soit pas vos peurs ou vos doutes de manager votre temps qui soient au volant de votre vie, mais bien vous qui soyez au volant de votre vie en la dessinant à votre juste mesure.

Le challenge est aussi bien simple que grand dans un monde où le « courir après la montre » est devenu le slogan international. Mais sachez que le temps ressemble à de la pâte à modeler. C’est vous qui lui donne la forme et le poids que vous souhaitez, comme un potier. Il suffit d’assumer ses choix et surtout de placer au-devant de votre scène ce qui est essentiel pour vous et de quelle manière vous souhaitez remplir chaque seconde de votre temps.

Maintenant que vous savez quelles erreurs éviter pour la bonne mise en place d’un planning de votre temps, prenez le temps de vous poser et travailler dessus ! De ce temps accordé, vous en récolterez les fruits au cœur de votre quotidien aussi bien professionnel que personnel.

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