COMMENT PRATIQUER LE TIME MANAGEMENT ? (LA SUITE !)

Nous nous retrouvons pour la suite de notre grande thématique portée sur : le time management et plus particulièrement au sein de son travail en entreprise.

Dans les épisodes précédents (que nous vous invitons fortement à lire !) nous expliquions pourquoi pratiquer le time management pouvait tout simplement changer radicalement vos conditions de travail et gagner autant en temps qu’en argent ! Aussi, nous avons également parlé lors du second article des systèmes à mettre en place pour fluidifier vos journées de travail avec intelligence et efficacité…

Aujourd’hui, nous passons à l’étape suivante (et pas des moindres) qui sont les outils, les technologies et les ressources nécessaires pour optimiser au mieux son temps et son espace au travail.

Grand nombre d’entre nous passons plus de temps qu’il ne faudrait sur certaines tâches que nous voudrions boucler rapidement et que nous rêverions déléguer. Malheureusement, c’est souvent par manque de méthode ou d’innovation que nous restons dans nos habitudes de travail alors que pleins de petites astuces permettraient de renverser le contexte à votre avantage de façon exponentielle.

La bonne nouvelle ? C’est que ce sont des outils simples à mettre en place, pas onéreux et pleins de bon sens !

On y va ? C’est parti.

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CE QU’IL FAUT SAVOIR AVANT TOUT …

Bien souvent, nous prenons connaissances d’énormément de logiciels qui pourraient nous faciliter nos tâches au quotidien, à des prix qui s’apparentent à un véritable investissement financier et qui souvent sont bien trop complexes pour nos besoins en tant qu’entrepreneur qui aimons la simplicité et l’adaptabilité. Nous arrivons donc souvent à adapter nos besoins aux logiciels dont on s’est doté au lieu de penser à faire le contraire…

En d’autres termes, nous vous recommandons fortement de lister vos besoins et les points à améliorer pour arriver à une gestion de temps au travail optimale et bien plus allégée qu’auparavant.

Comme expliqué dans l’article précédent, l’idéal est qu’après avoir cibler les tâches de travail à optimiser, nous passons à l’étape de la conception des systèmes qui permettront de structurer de façon efficace vos tâches et de là… partir à la recherche des logiciels et des outils les plus adaptés à votre travail préparatoire.

Nous vous conseillons même de faire appel à des développeurs qui pourront vous délivrer un outil sur-mesure à vos besoins au lieu d’opter pour des « packs » déjà tout fait. De plus, à l’inverse de ce que l’on pourrait penser, faire appel à des développeurs n’est pas un investissement aussi énorme que cela… Quoi qu’il en soit, vous ne perdez rien de faire une étude comparative pour optimiser au mieux votre choix.

Dans cet article, nous allons pour notre part vous donner des pistes qui nous semblent les plus communes aux entrepreneurs souhaitant gagner en efficacité en termes de time management.

L’AUTOMATISATION, LE FER DE LANCE POUR UNE BONNE GESTION DE TEMPS AU TRAVAIL

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Les outils online

Les outils online comme le logiciel ou les plug-in donnent des avantages clés aux entrepreneurs qui en font usage. Pourquoi ? Car ils leur permettent de se décharger de pleins de tâches qu’ils devaient faire par eux-mêmes. Nous parlons ici d’automatisation du management.

A titre d’exemple : imaginons que votre boîte à une section de stratégie marketing et que pour que celle-ci soit la plus juste et efficace possible, vous devez assez ponctuellement récolter des études de marchés via les retours de vos clients. Ici, être détenteur d’un outil d’automatisation est tout simplement capital grâce à l’envoi d’un questionnaire de satisfaction client une semaine après la prise de commande. Ceux-ci récoltés sont alors directement envoyé au service marketing qui peut travailler sa stratégie.

Il y a également comme outil clé online à acquérir lorsque l’on est entrepreneur et qui est toujours en lien avec le renforcement de l’automatisation des tâches : les réponses automatiques. Celles-ci permettent de gagner un temps fou que ce soit dans le cadre des suivis clients, dans le cadre de stratégie de fidélisation, de promotions ou de téléchargements …

Les tâches liées à la comptabilité

Comme dans toutes entreprises, personne n’échappe à l’étape facture et comptabilité. Et comme personne ne l’ignore non plus, ces tâches prennent du temps… De plus, nous avons aussi cette appréhension à déléguer cette tâche par manque de confiance envers une tiers personne.

L’avantage avec les logiciels conçus à cet effet résolvent alors tous les points tout juste explicités. De plus, être doté d’un logiciel qui gère cette partie de votre travail vous permets d’avoir des rapports automatiques en temps réel et donc de gagner en réactivité et en analyse.

Le service client, fidélisation et forum

Nous développons ce point en particulier pour les entrepreneurs pour qui leur activité se développe aussi en partie grâce à la création d’une « communauté ». De nos jours, la partie communautaire est très importante pour l’échange entre l’entreprise et ses consommateurs… Elle prend donc du temps.

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Les logiciels dédiés à cet effet sont donc de grande aide et de gain en efficacité. De plus, en parlant d’efficacité, cela apporte à l’entreprise une valeur ajoutée à sa stratégie marketing qui devient alors bien plus riche et établit.

La mise en place de projets en équipe

Dans tout projet qui se construit, l’entrepreneur est pour la plupart du temps amené à travailler avec différents acteurs et donc manager plusieurs pôles dans l’optique d’un résultat simultané et commun. De ce fait, pour la cohésion et la visibilité sur l’avancée et les étapes du projet soit bien cadrées, l’élaboration d’un planning des tâches à accomplir est obligatoire.

Vous imaginez donc bien, que le temps que l’on doit y consacrer peut-être très conséquent et donc empiéter automatiquement sur d’autres tâches toutes autant prioritaires.

C’est à ce moment-là que rentrent en scène les fameux plannings online qui ont tout simplement révolutionné le management de projet en entreprise et qui permettent de connecter différents acteurs du projet à un même planning à distance et en simultanée.

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Parmi les plus connus et sacrément efficaces nous pouvons citer Google Calendar ou Outlook.

Enfin pour clôturer la partie sur les outils online, nous recommandons aux personnes qui n’ont pas l’habitude ou ne se sentent pas à l’aise avec la dématérialisation des tâches, de penser à d’autres systèmes moins virtuels pour naviguer dans leur tâche de travail avec plus de facilité. Nous parlons en particulier des personnes qui ne sont pas connectés à leur ordinateur ou leur portable comme outils principaux de travail. L’idée est donc de trouver la bonne mesure entre les outils online et les outils offline.

LA RÉORGANISATION DE L’ESPACE DE TRAVAIL

Pourquoi cette étape est aussi importante que la précédente dans l’optique d’une meilleure gestion de son temps au travail ? Car savoir organiser son bureau de manière effective permet de se focaliser sur les tâches essentielles, de voir plus clair et d’être bien plus fluide dans l’automatisation concrète (et non virtuelle) cette fois-ci de son travail. Dans la première partie, l’automatisation des tâches étaient en fait la création d’assistants virtuels pour vous permettre de vous consacrer à d’autres travaux prioritaires.

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Ici, l’objectif est de gagner en automatisation mais pour soi-même.

Vous pouvez déjà repérer si ce travail est nécessaire lorsque des piles de papiers s’entassent et auquel vous n’avez pas touché depuis un bout de temps. Pleins de signes autour de vous, vous donnent un indicateur de votre qualité d’organisation dans votre espace de travail.

Si vous faites partis de ces personnes qui passent leur temps à chercher dans leur bureau, nous vous conseillons de lire attentivement cette partie de l’article.

En premier lieu, nous vous invitons à regarder les choses que vous utilisez au quotidien et régulièrement, pour quelles tâches vous les utilisez et quelle serait la meilleure manière pour réorganiser.

Pour cela, la méthode des 3 systèmes est une méthode que nous affectionnons particulièrement et qui est simple comme bonjour. Pensez en zone d’importance autour de votre bureau et imaginez que ces zones se divisent en 3 parties. Plus vous vous éloignez de l’épicentre qui est votre bureau, plus l’utilisation des objets de travail est occasionnelle. Enfin, plus vous vous approchez du bureau, plus les objets qui gravitent autour sont utilisés fréquemment.

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Toute l’organisation se joue donc en termes de fréquence d’utilisation : au quotidien, dans le mois, dans l’année ou très fréquemment, parfois, rarement.

C’est donc à vous de jauger selon vos besoins ce qui doit être facile d’accès et ce qui n’est pas nécessaire d’avoir prés de soi. Ainsi, les objets que vous utilisez rarement peuvent tout à fait être stockés même en dehors du bureau dans un espace aménagé à cet effet.

PUIS LE MÉNAGE SE FAIT AUSSI DANS L’ORDINATEUR : PIÈCE TOURNANTE DE VOTRE TRAVAIL

On connait tous l’état de notre bureau avec des fichiers qui tapissent tout l’écran et que nous avons accumulé à force de ne pas vouloir tout bien classer. Résultat, nous passons bien plus de temps à chercher tel ou tel fichier et ce plusieurs fois dans la journée.

Nous pouvons ici également s’inspirer de la méthode des 3 systèmes et nettoyer puis classifier selon notre logique les fichiers.

A titre d’exemple : pour libérer de l’espace dans votre ordinateur, vous pouvez très bien transférer sur un disque dur externe les fichiers que vous ouvrez que très rarement de la même manière que vos documents papiers que vous touchez que très rarement voir jamais et qui sont stockés dans un endroit qui peut très bien être hors de votre bureau.

De plus, pour éviter toutes pertes de données ou mélange de pinceaux, nous conseillons fortement de faire des mises à jours de vos fichiers chaque semaine. En effet, lorsque l’on atteint les un mois nous sommes bien souvent sur le chemin d’une désorganisation certaine. C’est donc un réflexe à adopter qui vous évitera bien des imprévus et vous fera gagner beaucoup de temps sur un moyen long terme.

PETIT RESUME DES ACTIONS A ENTREPRENDRE !

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Première étape ? Faire l’état des lieux de l’organisation de votre espace de travail. Observer en particulier, les choses qui demandent à être réorganiser comme la paperasse par exemple ou la disposition des différents outils de travail.

Ensuite, adopter la méthode des 3 systèmes en jaugeant votre fréquence d’utilisation de tel ou tel objet ou outil présent dans votre espace bureau.

Avant d’entreprendre toute réorganisation, nous vous recommandons de lister sur un papier les supports de compartimentations dont vous aurez besoin pour cela, avant d’acheter à l’aveugle ce qui vous semble nécessaire. C’est une étape à respecter suite à l’élaboration de vos systèmes d’organisation. En effet, sinon vous risquez de perdre de l’argent et du temps par précipitation.

Seconde étape ? Le travail préparatoire en est de même pour l’automatisation des tâches online. Décortiquez les différentes tâches ont vous avez besoin d’être déchargé et réfléchir ensuite quel logiciel adapté pour chaque tâche. En d’autres termes, de trouver des systèmes adaptés à vos besoins et faire une sélection bien pensée des outils, technologies et logiciels online.

A présent, vous avez de quoi vous occupez pour le week-end et nous vous assurons qu’une fois cela fait, vous débuterez votre semaine de travail avec un tout autre regard et une tête bien plus légère !

Nous vous invitons à nous retrouver pour la suite (et oui nous avons encore quelques astuces clés à vous fournir) pour une gestion encore plus effective de votre temps au travail !

A la semaine prochaine et bon courage à tous.