COMMENT PRATIQUER LE TIME MANAGEMENT ?

Comme promis, nous nous retrouvons pour la suite d’une thématique de premier ordre : le time management. Pour les retardataires qui n’ont pas eu l’occasion de prendre connaissance du premier volet, pas d’inquiétudes… nous sommes là pour vous mettre dans le bain avec un résumé express de ce que vous avez raté :

Pourquoi est-il si important de pratiquer le time management ? Car savoir gérer son temps, c’est savoir gérer sa vie. Dans un monde qui tourne à mille à l’heure et des projets pleins la tête qui surviennent à la seconde, nous avons tendance à se sentir très vite débordé.

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Vous qui êtes soit un peu trop pro-actif, des professionnels de la procrastination, des rêveurs de premier ordre, des beaux « psychorigides », des rois du perfectionnisme, des artistes dans l’âme ou bien d’autres dénominations… Nous prenons souvent le réflexe de faire du temps notre ennemi plutôt que notre allié. A quel moment tout bascule ? Lorsqu’on a l’impression de courir tout le temps après le temps.

Prenons l’exemple des jeunes entrepreneurs qui portés par une détermination, une ambition et une volonté de haut degré ont la grande tentation d’assumer de front des objectifs aussi bien primaires que secondaires. Très vite, nombreux d’entre eux se font prendre à leur propre jeu et perdent alors en performances sur les bases fondamentales de leur projet, les éléments qui font que le bateau reste toujours à flot sur un moyen et long terme. Plus concrètement, nous parlons des impacts négatifs sur nos relations clients, sur nos objectifs financiers ou encore notre temps que nous passons à travailler et qui empiète de plus en plus sur notre vie privée. Dans ces cas-là, le moment est venu de cibler à quels endroits votre navire est en train de craqueler, quels sont les points à travailler pour gagner en fluidité et efficacité dans la bonne gestion de son temps.

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ALORS QUELLE MÉTHODE ET CONSEIL POUR DEVENIR UN PRO DU TIME MANAGEMENT ? On vous dit tout maintenant !

METTRE EN PLACE DE NOUVEAUX SYSTÈMES COMPORTEMENTAUX

Vous rappelez-vous comment vous avez appris à marcher ? A force de répétitions incessantes jusqu’à ce que votre inconscient enregistre chaque étape de votre mise en marche. Bambin, cela pouvait vous prendre exclusivement tout votre temps mais aujourd’hui y pensez-vous ? Vous marchez comme vous respirez et cet apprentissage totalement intégré en vous n’empiète absolument plus sur votre temps… Au contraire, l’intégration automatique de ce système de marche vous permet de marcher et de faire une tâche supplémentaire en même temps, de vous concentrer et de monopoliser votre énergie sur la priorité de l’instant.

Il en va de même lorsque vous apprenez à conduire. Au début, il est impossible pour vous de faire autre chose que de penser à la boîte de vitesse, au frein, à l’accélérateur, aux rétroviseurs, aux panneaux du code de la route, aux passants, aux imprévus et la liste est encore longue. On se demande même comme les autres conducteurs sont si fluides dans leurs gestes, parlant avec les autres passagers en toute détente… Est-ce des extra-terrestres ? Non.

Nous avons tous la même physiologie et notre cerveau enregistre les données que nous lui envoyons. Et plus les données se répètent, plus les systèmes d’apprentissages et comportementaux se régulent et se mettent en place avec une précision extrême. Les systèmes ressemblent à ses spectacles de danses irlandaises où tout est synchronisés à la seconde près… mais combien de semaines de répétitions en coulisse a-t-il fallu pour atteindre ce résultat ? La bonne nouvelle ? C’est que nous avons tous du sang irlandais dans les veines.

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Répétez, répétez, répétez. Jusqu’à créer votre ballet parfait.

Mais alors comment l’appliquer dans le monde de l’entreprise ? Tout simplement en élaborant pour les tâches qui vous semblent plus difficiles à gérer que d’autres que vous maîtriser parfaitement, un système efficace et sur-mesure à votre fonctionnement. Nous ajouterons même un facteur supplémentaire mais qui pourrait faire encore plus la différence : intégrer le plaisir dans la mise en place de votre système. Car le plaisir est un moteur d’énergie puissant et qui s’allie à merveille avec la gestion de son temps.

Nous pouvons donc créer des systèmes automatisés qui nous serviront à manager toutes les facettes de notre business et donc à la jumeler à notre planning.

3 EXEMPLES DE SYSTÈMES TYPES A ADOPTER AU TRAVAIL

Pour vous donner de la matière concrètes pour construire vos propres systèmes, nous pouvons nous pencher sur des tâches courantes et auquel une grande majorité le pratique tous les jours au travail :

– Le suivi client.

Cette tâche peut très vite s’étaler sur la journée et casser notre rythme. Si cela est votre cas, l’idée est de penser quelle est la meilleure manière pour gérer votre suivi client autrement et de manière plus efficace.

L’automatisation est ici une excellente manière d’appréhender le suivi client.

Quand nous parlons d’automatisation nous faisons référence à une délégation des tâches rapides et temporaires.

Imaginons que de manière générale, vous êtes du style à vouloir répondre dans l’immédiat à vos mails. L’idée est d’élaborer des mails automatiques où vous précisez que vous traiterez le mail sous 24h ou autre selon votre activité.

Cela permet d’instaurer dans votre planning de la journée, le moment où vous vous dédiez aux traitements des mails. En fin de journée par exemple ou à un autre moment qui vous paraît stratégiquement opportun pour manager au mieux votre temps au travail.

En somme, déléguer c’est dans ce cas-ci de créer un « assistant virtuel » qui vous allège votre gestion du temps et le rend bien moins étouffant même psychologiquement. Car faire de l’espace dans sa tête c’est aussi gagner du temps.

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– Le service de facturation client

Faire gagner le client en autonomie sans avoir à passer directement par vous et sans que vous n’ayez à traiter personnellement chaque transaction.

Une fois encore, l’automatisation des tâches est ici très efficace et permet de gagner un temps très conséquent afin de vous dédiez à d’autres priorités.

L’idée est de toujours penser à se mettre à la place du client, de décortiquer les différentes étapes par lequel il va passer pour atteindre son objectif et d’automatiser tout simplement le parcours et l’expérience client.

Dans le cas de la facturation client par exemple, nous pensons en premier lieu à la mise en place des paiements automatiques et de l’envoi automatique d’un mail de confirmation et de la facture entre autres qui feront qu’à la fin le client n’aura plus besoin de revenir vers vous.

Penser à tout avant le client, automatiser la réponse à sa demande avant qu’il ne le demande : là est sûrement l’une des clés pour manager encore mieux son temps. Et ici, l’assistant virtuel fait encore sensation. Déployer une équipe virtuelle vous permet tout bonnement de vous greffer des mains et des cerveaux supplémentaires sans que vous ne les subissiez.

  • Le business planning

Ici nous parlons de se donner des rendez-vous fixes tout le long d’un mois de travail et ce de même pour tous les autres mois de travail qui suivent. Un peu comme un rituel qu’on ne rate pas et qui se perpétue dans le temps.

Plus concrètement dans le quotidien de votre entreprise, l’idée est d’être ordonné et rigoureux dans le temps et ce, lié à des rendez-vous avec des instructions précises.

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Par exemple :

  • Tous les dimanches soir vous revoyez le travail qui a été fait la semaine précédente et vous établissez les tâches de la semaine qui arrive.
  • Tous les premiers du mois, vous établissez vos objectifs et les moyens à mettre en œuvre pour les atteindre.
  • Le dernier jour de chaque mois vous évaluez votre stratégie marketing et cibler les point d’amélioration à travailler pour le mois suivant.
  • La première semaine de l’année, vous élaborez votre plan d’attaque pour l’année qui arrive et quelles innovations vous devez apporter ?

Bien évidemment ce système est à adapter à votre activité, à votre rythme de travail et à vos tâches prioritaires. Nous avons présenté ici qu’une structure possible parmi bien d’autres.

QUELS SONT LES BÉNÉFICES DE LA MISE EN PLACE DE TELS SYSTÈMES POUR VOTRE ENTREPRISE ?

Les systèmes permettent bien des choses que nous énumérerons afin de vous donner encore plus de motivations à l’appliquer dans votre réalité professionnels.

La liste est longue alors nous vous avons sélectionné les bénéfices les plus importants :

  • La répétition des tâches de manière bien plus rapides, bien plus fluides et bien plus efficaces
  • Une vraie impression de constances pour vos clients
  • Une vraie croissance de votre business
  • Une meilleure implication dans votre business plutôt que de passer son temps à le manager ou à la rajuster
  • L’assurance d’une bien plus solide assistance auprès de vos clients
  • Une meilleure communication avec clients et clients potentiels
  • Vous êtes beaucoup plus énergétique et beaucoup moins stressé dans votre travail. C’est un grand bien pour votre bien-être psychique de vous sentir sur-productif au lieu que de travailler toujours dans le stress et toujours avoir l’impression d’être sous l’eau.
  • Avoir enfin ce sentiment de contrôler sa vie puisque vous contrôler et gérer bien mieux votre temps…

MAIS COMMENT SAVOIR PAR OU COMMENCER VU LE CHANTIER DE MON ENTREPRISE ?

Il est fondamental de progresser dans la mise en place de cette méthode de « time management » en appliquant la règle de l’entonnoir qui signifie de commencer par les aspects fondamentaux de votre entreprise. Il faut commencer à élaborer des systèmes sur les domaines principaux, les piliers de votre entreprise.

Pour cela, nous avons pour vous des points de repères qui vont vous aider à cibler sur quels aspects vous devez travailler.

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Tout d’abord demandez-vous au regard de votre routine au cours d’une journée, d’une semaine et d’un mois de travail au sein de votre entreprise quelles sont les tâches qui ont le plus d’impact sur vos profits ?

Ensuite, demandez-vous quels sont les remarques que vos clients vous énoncent ? Celles qui se répètent sans cesse et que vous n’avez toujours pas pu rectifier pour faute de surbooking par exemple ?

Enfin, demandez-vous quelles sont les tâches qui vous prennent le plus de temps ? Soyez honnête avec vous-même pour déclencher en vous de vraies décisions et donc de passer immédiatement à l’action pour rectifier le tir.

EVALUER ET ADAPTER LE SYSTÈME CRÉE

La mise en place de système pour gagner en meilleure gestion de son temps dans le cadre du travail n’est pas à essayer seulement « une journée » et laisser tomber si cela ne marche pas. Il faut véritablement expérimenter son système et observer s’il est efficace ou pas, s’il a besoin de gagner en subtilité et perfectionnement. Les mots clés sont l’adaptation et le réajustement jusqu’à obtenir la version la plus efficace de votre système initial.

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Vous verrez qu’au fur et à mesure de l’évaluation de votre système, vous observerez des étapes que vous ne pouviez appréhender uniquement « hors-du-terrain ». L’expérimentation fait justement gagner du temps pour la meilleure mise en place possible d’un système efficace et plus « intelligent ».

Une fois les systèmes ficelés et mis en marche au cœur de votre business… L’étape suivante de cibler les outils et les ressources nécessaires pour mener à bien ces changements structurels de premier ordre.

Mais pour déjà vous laisser intégrer ses informations et réfléchir dessus avec comme sujet votre entreprise… Nous nous retrouvons pour la troisième partie sur la thématique du time management.

A la semaine prochaine pour la suite de la transformation … !

Belle semaine à toutes et à tous