POURQUOI ADOPTER LE TIME MANAGEMENT ?

Ne vous faites pas tromper par le titre de notre article du jour, car derrière le terme « technique » et peut-être déjà un peu trop souvent entendu dans les couloirs de votre entreprise se cache des petits joyaux qui sortent des sentiers battus.

Du management, on nous en donne à manger sous toutes ses formes et malheureusement bien nombreux d’entre eux nous demandent de changer notre personnalité pour obtenir des résultats probants. Nous n’allons pas dire que c’est une mauvaise alternative, mais ne serait-il pas plus malin de se pencher sur des techniques qui ne nous en demandent pas tant ?

Alors ne partez pas trop vite et n’imaginez pas un manager barbant vous énoncer son speech un peu trop bien ficelé. Au lieu de cela, imaginez plutôt un interlocuteur plein d’audace et d’innovation qui vous permettra de vous réconcilier avec l’outil du « time management ».

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LE TIME MANAGEMENT, C’EST QUOI EXACTEMENT ?

Combien d’entre nous, aux profils si divers, souhaiterions faire du temps un allié implacable de production plutôt qu’une pression constante nous freinant dans l’atteinte de nos objectifs.

Remplir son temps de manière efficace sur un court, moyen et long terme. Rentrer dans une dynamique où le gaspillage et le « tourner en rond » ne se fait désormais que de plus en plus rare et ce… malgré notre personnalité aux allures de « tête en l’air », d’adeptes « à la procrastination », ou à la perfection maladive.

Le time management vous permet de rentrer dans un processus de focalisation sur vos tâches et objectifs que vous vous êtes donnés et cela que ce soit aussi bien dans le cadre du travail que dans le cadre d’une passion par exemple. En somme, dans le cadre d’une initiative et d’un projet qui est important pour vous. Le désir et la volonté sont bien souvent établies en nous, seulement il nous arrive bien souvent de souffrir d’un manque de méthode pour y arriver avec efficacité et concret. Ainsi, la gestion de notre temps dans le cadre de notre objectif est un facteur primordial. Cependant il devient également un facteur redoutable de freins lorsque l’on est plutôt de nature créative que de nature très structurée.

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D’ailleurs, c’est peut-être l’une des raisons pour laquelle les méthodes de management trop structurées et méthodiques que l’on nous sert dans les bouquins spécialement écrit à cet effet ont justement peu d’effet sur les personnes créatives. Plus concrètement nous parlons de ces méthodes où l’on priorise par exemple les tâches pour chaque journée.

QUELLES SONT LES CONSÉQUENCES D’UNE MAUVAISES GESTIONS DE SON TEMPS ?

Le mieux est peut-être d’illustrer les conséquences d’une mauvaise gestion de son temps à travers une mise en contexte :

« J’adore mon travail. Aider les gens, les accompagner à se remettre en mouvement après tant d’années à ne pas se sortir de leur peur, de leur doute, des évènements qui les ont bloqués pour se développer en tant qu’être… j’ai vraiment la chance de faire le travail que je fais, j’en ai réellement conscience, seulement à trop aimer mon travail je suis devenue trop pro-active. Trop d’idées me viennent en tête et j’ai tendance à vouloir toutes les accomplir en même temps… comme une vraie boulimique. Résultat, c’est mon gagne-pain et ma santé qui en pâtis. A vouloir accumuler trop de tâches en même temps, je perds pas mal de patients, je touche à tout mais avec de plus en plus de difficultés à terminer mes objectifs sereinement et proprement. En fait, en gérant mon temps ainsi, en mettant au même niveau d’importance tout ce que j’entreprends dans le cadre de mon travail, je me noie et fragilise réellement mon entreprise. Je perds en solidité, en efficacité à vouloir gérer mes différentes tâches le plus rapidement possible. Tout mon temps est dédié au travail, que ce soit en semaine ou le week-end. Toute ma flexibilité en termes de temps est dédiée au domaine professionnel. Vouloir trop donner tout le temps et trop vite… J’en paie également les conséquences dans ma gestion émotionnelle… Je suis beaucoup plus anxieuse qu’avant, d’autant que mon auto-exigence n’arrange pas les choses et amplifie alors ma frustration et mon stress. J’en perds parfois le plaisir que je ressentais à mes débuts, lorsque je n’accumulais pas tant de tâches. Se mettre une pression ainsi paralyse et de surcroît se fait aussi ressentir dans mon travail avec mes patients et dans mes profits. Il est temps que j’apprenne à gérer mon temps de façon saine et équilibrée ! »

MANAGEZ-BIEN VOTRE TEMPS ?

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Pour pouvoir aborder avec justesse votre profil en tant que gestionnaire de votre temps, la première question à se poser est de savoir quels sont les principaux objectifs pour l’entrepreneur que vous êtes. Bien qu’il puisse y avoir de nombreuses réponses à cette question, nous retiendrons les plus récurrentes pour que tout le monde s’y retrouve.

Les motivations des entrepreneurs de tous types sont de : faire du profit ; passer moins de temps tout en faisant du profit ; passer plus de temps à faire des tâches que vous aimez et pour lequel vous êtes le plus compétent ; assurer la satisfaction et l’épanouissement de votre clientèle et répéter les succès au cœur de votre entreprise.

Suite à ces points fondamentaux bien clarifiés, nous vous invitons ainsi à mesurer en toute transparence votre gestion de temps dans le cadre de votre travail. Pour chaque point avancés, où situez-vous votre curseur en tant que protagoniste ?

Cette étape est importante pour mesurer la somme de travail à effectuer et votre marge de perfection qui en découle.

LE QUIZ DE DÉPART

Si pour vous cela reste encore un peu trop approximatif pour évaluer où vous en êtes dans votre time management, pas de panique nous avons dégotté pour vous 15 questions clés qui dessineront avec encore plus de précisions les contours de votre profil. Les réponses que vous donnerez seront déterminantes pour la mise en place de notre méthode de management.

Vous avez le choix entre 4 réponses qui permettent de mesurer avec précision votre position pour chaque question : oui – souvent – parfois – rarement – pas du tout.

Q°1 : Pour chaque mois, atteignez-vous les objectifs de profits que vous vous êtes fixés ?

Q°2 : Pour chaque semaine, consacrez-vous votre temps à accomplir des tâches que vous aimez ?

Q°3 : Pour chaque semaine, consacrez-vous votre temps à faire des tâches où vous avez les aptitudes pour ?

Q°4 : Au cours d’une journée, consacrez-vous plus de 10% de votre temps à vos mails à votre travail ?

Q°5 : A la fin de votre journée, avez-vous le sentiment d’avoir accomplit ce que vous vouliez accomplir ?

Q°6 : Au cours d’une journée, consacrez-vous plus de 10% de votre temps à naviguer sur les réseaux sociaux au travail ?

Q°7 : Au cours d’une journée, consacrez-vous plus de 10% de votre temps à vous occuper du service clientèle ?

Q°8 : A votre bureau, est-il facile de trouver ce que vous cherchez ? Cela vous prend-t-il moins d’une minute ?

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Q°9 : Dans votre ordinateur, est-il facile de trouver ce que vous cherchez ? Cela vous prend-t-il moins d’une minute ?

Q°10 : Trouvez-vous que vous avez souvent besoin de créer de nouveaux outils ou matériels pour rendre plus efficace votre business ?

Q°11 : Etes-vous fréquemment stressé ?

Q°12 : Trouvez-vous que votre liste de tâches à accomplir s’allonge et que vous ne faites que le reporter à la journée suivante ?

Q°13 : Alimentez-vous quotidiennement le contenu de votre blog ou site internet ou autre support ?

Q°14 : Avez-vous le temps chaque jour de vous consacrer à votre vie personnelle ?

Q°15 : Avez-vous le temps dans la journée ou dans le mois d’organiser votre business ?

Souvent, nous avons de grandes difficultés à comprendre pourquoi dans un laps de temps relativement large nous n’arrivons à faire qu’une ou deux tâches qui sont censées prendre seulement un tiers du temps donné. Sans que l’on se rende compte, les heures défilent aussi vite que des minutes et nous tombons souvent dans une frustration qui se répète un peu trop souvent dans le mois ou dans la semaine. C’est bien souvent pour la simple raison que nous ne ciblons pas forcément notre mode de fonctionnement et notre comportement lors d’une journée. Des comportements tellement répétitifs que nous ne voyons plus où cela pèche !

Suite à ce questionnaire, vous comprenez donc bien l’intérêt précieux à y répondre et de comptabiliser ses réponses. Il vous permet en somme de pointer clairement dans quel domaine de votre travail vous avez à vous perfectionner pour monter en grade en tant que gestionnaire de votre temps.

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Bien évidemment, nous vous invitons à réajuster les questions en fonction de votre activité.

APPLICATION CONCRET DU QUESTIONNAIRE

Pour vous mettre sur les rails prenons un ou deux exemples tirés du questionnaire sur le time management.

Imaginons que vous avez une activité de webmaster. Vous devez gérer une moyenne de 4 clients par mois et vous travaillez de chez vous. Initialement, vous avez un objectif de gain minimum à atteindre par mois et dans l’idéal un temps de travail par jour avec heures fixes. Seulement après 7 mois depuis le début de votre activité, vous notez que les règles initiales que vous vous êtes données sont de plus en plus fluctuantes, au point d’empiéter considérablement sur votre vie personnelle.

Vous tombez alors sur le questionnaire qui couvre l’intégralité de votre quotidien d’entrepreneur. Et au fil des questions, certaines touchent le doigt sur le fait que si votre temps de travail devient de plus en plus flexible… c’est en effet à cause de certains dérèglements fréquents : vous réalisez en effet que vous passez bien plus de 10% de votre temps sur les réseaux sociaux, qu’en effet vous avez de plus en plus cette désagréable sensation que vous ne parvenez jamais à terminer la liste de tâches que vous vous êtes donnés dans la journée et que oui le report au lendemain est devenu habituel. Par contre vous notez que votre bureau est bien organisé car vous trouvez ce que vous cherchez quasi instantanément mais que par contre en ce qui concerne à trouver un fichier dans votre ordinateur, c’est une autre affaire. Vous notez également que vous avez un super relationnel client et que vous y consacrer un temps précieux vu le métier que vous exercez, mais vous réalisez que vous pouvez leur consacrer moins de temps en étant plus concis et en allant droit au but.

Au final, vous comprenez que si vous avez des difficultés à manager votre temps comme vous l’auriez souhaité c’est tout simplement parce que le cumul d’une mauvaise gestion de temps dans pleins de petites tâches engendre un temps total mal exploité… conséquent. Les conséquences sont financières… car si vous aviez plus de temps, vous seriez en mesure de prendre deux clients supplémentaires par mois. Les conséquences sont également personnelles puisque désormais vous pouvez consacrer seulement 2 week-ends par mois à votre vie hors travail.

Une fois l’état d’évaluation bien établit, nous allons pouvoir rentrer dans le vif du sujet car c’est de ce questionnaire que nous allons pouvoir dessiner une méthode de time management qui s’adapte au cas par cas donc à vous!

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On plonge la tête la première dès le prochain article pour vous donner les clés qui vous permettront de devenir des experts du time management au cœur même de votre entreprise !

Entre temps, nous vous invitons à vous observer avec curiosité comme lorsque l’on regarde un tableau de trop près et que vous reculez de deux trois pas pour pouvoir l’appréhender et le comprendre dans son ensemble.

A très bientôt